Haal het herhaalwerk uit je bedrijf
Read this in EnglishDit is automatisering die begint met een diagnose: ik zoek het werk op dat zich in jouw bedrijf blijft herhalen, reken uit wat het je per jaar aan uren kost, en bouw één concrete oplossing die blijft draaien als ik er niet meer bij ben. Het is bedoeld voor eigenaren en operationeel managers van wie het team elke week hetzelfde overtypt, op elkaar wacht, bij elkaar zoekt, herhaalt, controleert en rapporteert.
Kun je de taak al noemen die je week opeet? Begin het gesprek, dan zeg ik je of het de moeite waard is om te automatiseren.
Voor wie dit is
Bedrijven die al digitaal werken, waar uren een zichtbare kostenpost zijn en de eigenaar gewoon bereikbaar is. Grofweg tien tot vijftig mensen, al is dat een richtlijn en geen harde grens. Het werk moet zich herhalen: dezelfde taak, op dezelfde manier, meerdere keren per week. Herhaalt een proces zich nooit, of lost bestaande software het al goed op, dan zeg ik dat in het gesprek in plaats van je een bouwtraject te verkopen.
Zo werkt het
Het begint met een gesprek. Je stuurt een mail, we bellen, en ik ga op zoek naar zes gaten in hoe het werk door je bedrijf loopt.
- Overtypen. Gegevens die met de hand van het ene systeem naar het andere gaan.
- Wachten. Werk dat stilligt tot iemand het doorzet.
- Verzamelen. Informatie bij elkaar sprokkelen.
- Herhalen. Dezelfde mail, hetzelfde antwoord, steeds opnieuw.
- Controleren. Handmatige controles.
- Rapporteren. Elke week hetzelfde lijstje opnieuw maken.
Daarna zetten we er een getal op. Hoe vaak het gebeurt, keer het aantal minuten, keer je uurtarief, keer 52 weken. Dat getal is het argument om het te bouwen, of juist de reden om het te laten. Ik kom terug met één concreet voorstel, geen menukaart.
Wat je krijgt
Een systeem dat draait zonder mij. Menselijke controlepunten op elk punt waar het werk een oordeel vraagt, logging die hard alarm slaat in plaats van stil te vallen, en documentatie waar je team echt mee vooruit kan. Gebouwd, gedocumenteerd, gemonitord, overgedragen.
De specialiteit is SOP-automatisering. Je geeft me de uitgeschreven procedure en ik maak er een automatisering of een agent van die hem uitvoert, met een mens in de lus op de punten die een mens nodig hebben. The Answer Report draait zo van begin tot eind: een auditprocedure die uitvoert, rapporteert en opnieuw controleert zonder dat er iemand tussen zit. Waar een stap oordeel vraagt, bereidt het systeem voor en keurt een mens goed.
Wat het niet is
Geen abonnement op een tool, en geen herbouw van software waar je al voor betaalt. Lost een bestaand product je probleem goed op, dan is dat mijn antwoord. Ik automatiseer geen werk dat zich nooit herhaalt en ik bouw niets wat alleen ik kan draaien. Een systeem waar je mij voor nodig hebt, is een mislukt systeem.
Wat ik hiermee gebouwd heb
Vier dingen waarbij het er juist om ging dat ze doordraaien zonder de persoon die ze bouwde.
- The Answer Report. Een engine die een site op 100 punten scoort, een redactielaag die die scores publiceert, en de rails die het geheel draaiende houden zonder dat er iemand naast staat.
- Doomscrollers. Een checkout die een lid aanmaakt op het moment dat de betaling bevestigd wordt, privélinks die de onboarding en elke check-in dragen, en een reeks mails die op echte gebeurtenissen afgaat.
- Remesa. Een reserveringsplatform dat ik van de grond af heb ontworpen en gebouwd voor zelfstandige restaurants, van de beschikbaarheidsengine tot de AI-briefings.
- The Tea Sack. Onder de hele ruimte ligt echte voorraad, en daarom verdwijnt een stuk dat verkocht is niet stilletjes.
Veelgestelde vragen
Hoe bepaal je welke taak als eerste geautomatiseerd wordt?
Op omvang, niet op wie het hardst roept. Ik kijk naar zes gaten in hoe het werk loopt: overtypen, wachten, verzamelen, herhalen, controleren en rapporteren. Daarna vermenigvuldig ik hoe vaak de taak voorkomt met het aantal minuten, met je uurtarief, met 52 weken. De taak met het hoogste jaarbedrag en de duidelijkste regels gaat eerst.
Wat is SOP-automatisering?
SOP-automatisering neemt een uitgeschreven werkwijze en maakt er een systeem van dat hem uitvoert. De stappen met duidelijke regels worden een automatisering of een agent, de stappen die een oordeel vragen worden menselijke controlepunten, en alles wordt gelogd, zodat een fout hard opvalt in plaats van stil door te gaan. De procedure zit daarna niet meer in het hoofd van één persoon.
Moet ik de software vervangen die ik nu gebruik?
Meestal niet. Het meeste wat ik bouw verbindt de systemen waar je al voor betaalt en verplaatst het werk ertussen. Lost een bestaand product je probleem al goed op, dan hoor je dat van mij, en bouw ik er niets omheen.
Wat gebeurt er nadat het gebouwd is?
Je bent er eigenaar van en je draait het zelf. Alles wordt overgedragen met documentatie en monitoring, zodat je team het kan bedienen, kan aanpassen en ziet wanneer er iets stukgaat. De maatstaf hier is dat het blijft werken als ik eruit stap.