Welke taken automatiseer je als eerste?

Dat is de diagnose die ik doe voordat ik iets bouw, en hij kost aandacht in plaats van een abonnement. De hele methode staat hieronder, dus je kunt hem zelf doen. Liever met iemand erbij? Daar begin ik ook als ik je help om het herhaalwerk uit je bedrijf te halen.

Begin bij je eigen week, niet bij een tool

De antwoorden die ik op deze vraag tegenkom zijn lijstjes: tools om te kopen, of taken die andere bedrijven automatiseerden. Geen van beide weet welke taak in jouw week duur is, en een tool laat je alleen zien wat hij zelf al aankan. Zo automatiseer je waar de software goed in is in plaats van waar jouw week slecht in is.

Loop in één keer je agenda, je verzonden mail en de tabbladen die altijd openstaan langs, en schrijf op wat je twee keer of vaker aanraakte. Filter niet, en noteer juist de saaie klusjes: herhaling maakt een taak onzichtbaar. Leg elk item daarna naast de zes gaten.

De zes gaten

Dit zijn de zes plekken waar ik kijk. Het zijn vormen van werk, geen categorieën software, dus ze blijven kloppen wat je er ook mee bouwt.

1. Overtypen

Gegevens die een mens van het ene systeem naar het andere draagt. Een bestelling komt binnen in de shop en gaat met de hand de boekhouding in, of een ingevuld formulier wordt overgetikt in een spreadsheet. Het herkenningspunt: twee vensters naast elkaar, je ogen heen en weer.

2. Wachten

Werk dat af is maar niet doorloopt, omdat iemand het moet doorzetten. De factuur ligt klaar en blijft liggen. Het herkenningspunt: een status die eigenlijk een naam is. Het ligt "bij" iemand, en ondertussen gebeurt er niets.

3. Verzamelen

Informatie bij elkaar zoeken voordat het echte werk kan beginnen. Voor je een klant antwoordt open je de bestelling, de verzendpagina en de mailwisseling. Het herkenningspunt: de zin "wacht, ik zoek het even op".

4. Herhalen

Hetzelfde bericht dat je opnieuw schrijft. Het antwoord over de levertijd, de intakemail, de herinnering. Het herkenningspunt: je gaat in je verzonden mail graven naar iets wat je al eens schreef, om het te plakken.

5. Controleren

Een handmatige blik die bevestigt wat een regel ook kan bevestigen. Is die betaling binnen? Klopt de voorraad nog? Controleren voelt als verantwoordelijkheid nemen, maar een controle met één goed antwoord is een regel, en een regel kijkt continu mee, niet alleen als jij eraan denkt.

6. Rapporteren

Hetzelfde lijstje of overzicht dat elke week uit dezelfde bronnen wordt opgebouwd. De cijfers van maandag, de openstaande klussen, wat er die week uitging. Het herkenningspunt: het werk zit helemaal in het samenstellen, want het denken gebeurt pas daarna, bij het lezen.

Een taak kan in twee gaten tegelijk vallen, en dat is goed nieuws: een bestelling die de boekhouding in wordt getikt en daarna nog eens opduikt in het maandagoverzicht betekent dat één keer aanleggen zich twee keer terugbetaalt.

Zet er een getal op

De lijst is nog niet het antwoord, want de taak die het hardst roept is niet altijd de duurste. Sorteer met rekenwerk.

uren per jaar   = keren per week x minuten per keer x 52 / 60
kosten per jaar = uren per jaar x wat een uur van die persoon kost

Een gregoriaans kalenderjaar is 52 weken plus een dag, in een schrikkeljaar twee, dus 52 is de eerlijke vermenigvuldiger voor een wekelijkse taak. Voor een maandelijkse neem je 12. Tel de hele taak mee, het schakelen inbegrepen, en reken met het tarief van wie het werk echt doet, en dat ben jij niet altijd.

De getallen hieronder zijn verzonnen, alleen om te laten zien hoe de rekensom eruitziet.

In dat voorbeeld voelt het maandagoverzicht als een klein wekelijks klusje en kost het bijna evenveel als het overtypen dat een paar keer per dag gebeurt. Doe de rekensom in plaats van op je gevoel af te gaan, en vermenigvuldig elke regel met wat een uur van die persoon kost. Dat is je volgorde.

Wat je niet als eerste automatiseert

Sommig werk is een slechte eerste kandidaat, ook als het zich herhaalt.

• Werk waar oordeel in zit. Hangt het goede antwoord af van hoe je een situatie leest, dan automatiseer je geen taak maar een beslissing.
• Werk dat zelden voorkomt. De jaaraangifte doet pijn en gebeurt één keer. Pijnlijk is het criterium niet, kosten per jaar wel.
• Werk dat elke keer anders loopt. Liepen de stappen de laatste drie keer anders, dan is er nog geen regel. Schrijf eerst de regel, automatiseer daarna.
• Alles waarbij een verkeerde uitkomst meer kost dan de uren die je bespaart. Geld dat de rekening verlaat, een bericht dat naar een klant gaat, alles met een juridisch of medisch randje. De besparing heeft een bovengrens, de fout niet.

Die laatste is geen argument om dat werk met rust te laten, maar een argument over waar de mens staat.

Automatiseer de stappen, laat de beslissing bij een mens

Bijna elke taak die het automatiseren waard is, valt uiteen in een vast deel en een beslissing. Het vaste deel is ophalen, opmaken, uitrekenen, verplaatsen en klaarzetten. De beslissing is op verzenden drukken, dit betalen, de klant nee verkopen. Geef dat eerste deel volledig uit handen en houd het tweede bij een mens.

In de praktijk: opstellen, niet versturen. De betaling klaarzetten, niet betalen. Scoren, niet oordelen. The Answer Report, mijn eigen product, is zo gebouwd. Het meet hoe goed een AI-assistent een bedrijfswebsite kan lezen, publiceert de score en geeft de oplossing mee, en elke controle is deterministisch, met bij elk resultaat de exacte paginatekst waar het op steunt. Het meten is het werk van de machine. Het beslissen niet.

Op mijn eigen webshop deed ik hetzelfde. De bestelstroom en de klantmail gingen als eerste, want het waren allebei schoolvoorbeelden: een bestelling die in het ene systeem binnenkomt en in het andere moet bestaan is overtypen, en hetzelfde statusbericht voor elke bestelling opnieuw schrijven is herhalen. Ik stond hiervoor jaren in keukens, waar de mise en place dezelfde rol speelde: de keuken liep door, of de kok er nu naast stond of niet.

Zodra het zelfstandig draait: zorg dat het zelf een seintje geeft als er iets misgaat, en lees de eerste tijd zelf na wat eruit komt. Een automatisering die stilletjes stukgaat is erger dan de taak die hij verving.

Zo pas je dit toe op je eigen week

1. Schrijf ongefilterd elke taak op die je deze week twee keer of vaker aanraakte.
2. Plak er een gat op: overtypen, wachten, verzamelen, herhalen, controleren, rapporteren. Wat geen gat krijgt, gaat van de lijst.
3. Doe de rekensom op wat overblijft en sorteer op uren per jaar.
4. Knip de bovenste regel in tweeën: de vaste stappen en de beslissing aan het eind.
5. Automatiseer de stappen, laat de beslissing bij een mens, en zorg dat het alarm slaat.

Daarna pak je de volgende regel. De volgorde telt zwaarder dan het gereedschap: een simpele automatisering op je duurste taak verslaat een slimme op je derde. De projecten op mijn werkpagina begonnen stuk voor stuk met zo'n lijst. Wil je dat iemand meekijkt welke regel je als eerste pakt, dan kun je daarvoor een gesprek over je eerste automatisering beginnen.